Antes de empezar
El servicio de IncreaseConciliación permite cruzar n fuentes de datos cualesquiera (en formato csv, xls o txt), y obtener como resultado los mismos archivos que se subieron a conciliar, con algunas columnas informativas al final de cada línea indicando el resultado de la conciliación.
Banco de datos
Un banco de datos es una agrupación de datos que puede estar compuesto por diferentes fuentes de datos, y vamos a querer conciliarlo contra el banco de datos opuesto. Por ejemplo: un banco de datos “A” puede recibir diferentes archivos de extractos bancarios, y el otro banco diferentes archivos de débitos y créditos que vamos a querer conciliar contra los extractos bancarios.
Acá podrás ver cómo subir todos los archivos que conformen cada banco de datos vía API.
Modelo de cruce
La creación del modelo de cruce es un pre-requisito para empezar a conciliar.
Contactate con nosotros para que te generemos el tuyo.
El modelo de cruce es la manera en la que se va a realizar la conciliación entre 2 o más fuentes de datos. El modelo contiene una configuración de reglas de cruce y una de fuentes de datos, con la estructura de cada una de las fuentes.
Fuentes de datos
Son los distintos archivos o información que es posible cruzar en un modelo de dato. Actualmente las opciones son:
- Cualquier archivo de extensión TXT, CSV, XLS o XLSX que subas a Increase.
- Integraciones: La única integración que tenemos actualmente es con IncreaseCard. Es decir, es posible conciliar información contra las liquidaciones obtenidas por Increasecard
Estructura de archivo
La Estructura de Archivo define cómo es la estructura del mismo, de dónde tomar la información que queremos obtener y cómo interpretarla. Por ejemplo, se indica que el archivo estará dividido por “;”, que tiene encabezados en la primer fila, que en la columna 1 está la fecha de venta con formato dd/mm/aa, en la columna 2 el monto, y en la columna 3 el tipo de tarjeta, entre otros...
Reglas de cruce
Son las reglas para cruzar los bancos de datos configurados. Las reglas de cruces van a ejecutarse en múltiples intentos. Los intentos tienen un orden y cada uno sirve de filtro para el siguiente.
El propósito de configurar múltiples intentos es la de poder conciliar primero los registros más similares entre sí, y luego ir dando lugar a un margen de error en cada barrido.
Veamos un caso práctico:
Barrido 1
Coinciden de forma idéntica la fecha de venta, el monto, y el número de tarjeta.
Barrido 2
Coincidan exactamente solamente la fecha de venta y el monto
Barrido 3
Valida que la fecha de venta sea hasta un máximo de 1 día antes o después y el monto tenga una variación de hasta $10.
Además, en las reglas de cruce se configura cuál es el tiempo máximo por el que vamos a intentar conciliar un registro, es decir, el “deprecation_date”. Por ejemplo, si el “deprecation_date” = 360, esto significa que seguiremos intentando conciliar en cada reintento, todos los registros de cuya fecha no hayan pasado más de 360 días. Con todos los registros que superen el “deprecation_date” sin ser conciliados, generamos el reporte de “deprecados”.
Reintentos
Luego de conciliar pueden existir registros que no se hayan encontrado en uno u otro banco de datos. Esos registros quedan pendientes en Increase, y se intentarán conciliar en los reintentos. Los reintentos corren todos los domingos y el primer día de cada mes. En el caso de que el primer día del mes sea lunes, no va a correr ya que se reintentó el día anterior (domingo). En el caso de que el primer día del mes sea domingo, el proceso corre una sola vez en el día.
El reintento toma todos los registros pendientes y con ello corre una conciliación pasando por todas las reglas de cruce configuradas en el modelo correspondiente. Esto genera un reporte idéntico a los reportes de conciliaciones, con la excepción de que la información puede venir de múltiples archivos que fueron subidos a lo largo del tiempo y dejaron registros pendientes.
Reportes resultantes
Increase generará 3 tipos de reportes:
- Reporte de resultado de la conciliación: se genera al terminar de conciliarse. Este archivo será idéntico a cada uno de los archivos subidos en el primer banco de datos, y se le agregarán columnas al final indicando información del resultado de la conciliación (como la regla de cruza por la cual concilió) y, en caso de corresponder, otros campos informativos.
Los campos informativos pueden o no ser configurados al momento de generar el modelo de cruce.
Reporte de reintentos: Todos los domingos y/o el primer día del mes se generará el reporte automático que intenta conciliar todas las transacciones pendientes.
Reporte de deprecados: Cada vez que haya registros pendientes cuyas fechas excedan el límite de deprecado configurado en el perfil, se generará el reporte de deprecados.